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山陽(yáng)藥業(yè)健康小知識(shí)

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內(nèi)審不符合項(xiàng)怎么整改?看這份指南!

不符合項(xiàng)整改指南 一、目的 為便于認(rèn)證企業(yè)正確理解不符合項(xiàng)整改要求,特制定本指南,以指導(dǎo)企業(yè)規(guī)范、有效、高效處理不符合項(xiàng)。 此文件作為認(rèn)證企業(yè)實(shí)施不符合項(xiàng)糾正措施、審

不符合項(xiàng)整改指南

一、 目的

 

為便于認(rèn)證企業(yè)正確理解不符合項(xiàng)整改要求,特制定本指南,以指導(dǎo)企業(yè)規(guī)范、有效、高效處理不符合項(xiàng)。

 

此文件作為認(rèn)證企業(yè)實(shí)施不符合項(xiàng)糾正措施、審核組驗(yàn)證不符合項(xiàng)糾正措施有效性及技委會(huì)評(píng)定不符合項(xiàng)整改是否符合要求的通用指南。

 

二、 不符合項(xiàng)整改基本要求

 

1、應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行整改

 

1)原因分析

找出問(wèn)題產(chǎn)生的原由,可能的原因有:資源配備問(wèn)題;職責(zé)不清;管理方法不當(dāng);工藝技術(shù)問(wèn)題;文件規(guī)定有問(wèn)題;責(zé)任心不強(qiáng),未按文件執(zhí)行;操作出現(xiàn)問(wèn)題;培訓(xùn)效果不佳,如對(duì)文件、國(guó)家法規(guī)等理解不透徹。

 

2)糾正

為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施,如:崗位記錄填寫(xiě)不規(guī)范時(shí)應(yīng)立即按規(guī)定填寫(xiě);現(xiàn)場(chǎng)操作人員未按規(guī)定佩帶安全防護(hù)用品應(yīng)立即按規(guī)定佩帶等。

 

3)糾正措施/預(yù)防措施

根據(jù)分析的不合格原因,確定并實(shí)施糾正措施,如:

資源配備問(wèn)題:采取的措施為增加、改造設(shè)備,更換人員;

職責(zé)不清問(wèn)題:采取的措施為明確職責(zé)、權(quán)限;改變管理體系;

管理方法不當(dāng)問(wèn)題:采取的措施為改變管理方法;

工藝技術(shù)問(wèn)題:采取的措施為工藝技術(shù)改進(jìn);

文件規(guī)定不合理問(wèn)題:采取的措施為修改文件;

責(zé)任心不強(qiáng),未按文件執(zhí)行問(wèn)題:采取的措施為加強(qiáng)責(zé)任心教育,培訓(xùn);

操作出現(xiàn)問(wèn)題:采取的措施為培訓(xùn)等;

培訓(xùn)效果不佳問(wèn)題:采取的措施為重新培訓(xùn),調(diào)整師資;

除了所指出的問(wèn)題,企業(yè)舉一反三檢查相關(guān)活動(dòng)、區(qū)域、人員、文件制度、部門(mén)是否還存在類(lèi)似的問(wèn)題,一并整改。企業(yè)還應(yīng)考慮糾正措施的效率和有效性,在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行檢查。

 

4)評(píng)審糾正措施的有效性

對(duì)糾正措施的計(jì)劃和實(shí)施的有效性應(yīng)予以評(píng)審,以決定是否需要采取進(jìn)一步的糾正措施。

 

2、證實(shí)性材料

企業(yè)整改完成后,附上相對(duì)應(yīng)的證實(shí)性資料,比如新補(bǔ)充的文件制度、修改后文件、培訓(xùn)記錄、調(diào)整后的運(yùn)行記錄、照片等。

 

三、 不符合項(xiàng)整改提供材料要求

 

1、提供電子版整改材料的要求

所有整改材料應(yīng)放在一個(gè)文件夾內(nèi),文件夾名稱(chēng)為“×××公司整改材料”,發(fā)送時(shí)要進(jìn)行壓縮。

文件夾內(nèi)包括:整改后的不符合報(bào)告、見(jiàn)證材料。

 

不符合報(bào)告的填寫(xiě)要求

(1)企業(yè)需在不符合報(bào)告電子版(word文件)上完成原因分析及糾正措施、企業(yè)驗(yàn)證兩方面的內(nèi)容。

(2)電子版填寫(xiě)即可,無(wú)需手寫(xiě)后再掃描。

 

見(jiàn)證材料的要求

(1)如果是檢驗(yàn)報(bào)告等紙質(zhì)材料的可采用掃描或手機(jī)拍照,如果是紅頭文件等也可采用提供PDF格式文件,如果是電子文件可提供word或excel文件。

(2)所有文件均要用中文命名,命名應(yīng)能代表該文件基本情況,如檢驗(yàn)報(bào)告1、培訓(xùn)記錄1等(不得以照片1、文件1等通用方式命名)。

 

2、可以接受的見(jiàn)證材料

 

1)以下見(jiàn)證材料可以接受,如:

當(dāng)不符合問(wèn)題為未進(jìn)行外部強(qiáng)檢時(shí),應(yīng)提供檢測(cè)/檢定后的報(bào)告。

【注:僅提供檢測(cè)(檢定)計(jì)劃/合同/交費(fèi)發(fā)票是不可接受的。】

當(dāng)不符合問(wèn)題為現(xiàn)場(chǎng)的,應(yīng)提供整改后的照片。

當(dāng)不符合問(wèn)題的整改內(nèi)容涉及到培訓(xùn)時(shí),提供培訓(xùn)實(shí)施記錄/培訓(xùn)紀(jì)要或年度培訓(xùn)計(jì)劃。

當(dāng)不符合問(wèn)題為未購(gòu)買(mǎi)CCC標(biāo)簽/未辦理CCC標(biāo)志批準(zhǔn)書(shū)時(shí),提供購(gòu)買(mǎi)憑證/新的標(biāo)志批準(zhǔn)書(shū)。

當(dāng)不符合問(wèn)題的整改內(nèi)容涉及到更改文件時(shí),應(yīng)提供更改后的文件。

 

2)當(dāng)強(qiáng)檢結(jié)果為不合格時(shí),企業(yè)應(yīng)對(duì)此采取相應(yīng)措施,并提供措施材料。

 

四、 不符合項(xiàng)整改時(shí)限要求及超期處理措施

 

1、初次審核不符合項(xiàng)整改超期

從審核結(jié)束之日起(下同),在3個(gè)月內(nèi)能提供符合要求材料的,可予以批準(zhǔn);

超過(guò)3個(gè)月但不超過(guò)9個(gè)月能提供符合要求材料的,需進(jìn)行跟蹤審核(另行收取跟蹤審核費(fèi)),審核通過(guò)后可予以批準(zhǔn);

超過(guò)9個(gè)月的,不予批準(zhǔn),技委會(huì)做出評(píng)定不通過(guò)的結(jié)論并書(shū)面告知企業(yè)。

CCC按相應(yīng)實(shí)施細(xì)則中的規(guī)定執(zhí)行。

 

2、監(jiān)督審核不符合項(xiàng)整改超期

將導(dǎo)致證書(shū)暫停,暫停期限最長(zhǎng)為3個(gè)月,逾期仍未整改關(guān)閉的將撤銷(xiāo)證書(shū)。

 

3、企業(yè)未按時(shí)整改的,審核組長(zhǎng)應(yīng)向技委會(huì)提出書(shū)面處理建議,由技委會(huì)做出最終決定。

 


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